关键词:医疗设备;合同档案;管理
近年来，随着医院规模的扩大，医疗业务水平的提高，很多医院的基础诊疗设备和专科设备投入在增加，在采购医疗设备的过程中，也形成了大量具有法律效力的医疗设备采购合同档案资料，这些档案资料形式多样化、种类繁多、数量巨大。因此，为了进一步完善医院固定资产管理，规范医疗设备档案的收集、归档工作，建立并完善医疗设备采购合同档案显得极其重要且必要。文章从当前地方三甲医院的医疗设备采购合同档案管理现状出发，归纳出医疗设备采购合同档案管理存在的主要问题，并分析了问题的成因，最后通过规范化的管理视角，提出医疗设备采购合同档案管理的几个思路，以促进医院档案管理水平的不断提升。
一、医疗设备采购合同档案管理现状
由于医疗设备采购工作流程复杂、涉及的部门多、特别是大型医疗设备的采购周期较长，这就对医疗设备采购合同提出了新的挑战和要求，而对应的采购合同档案也就随之出现了较为常见的问题。
（一）部分医疗设备采购合同档案资料缺乏完整性
医疗设备采购过程经历了使用科室提出申请、设备科组织院内市场询价（金额较大的需外出招标）、报院领导班子审批决策等阶段。从使用科室提出申请开始，就产生了对应的工作记录表格，表格需要按要求填写内容，报领导审批，在多个领导审批、使用科室确认签字、其他部门共同参与询价并签字确认的过程中，难免发生漏签字、忘记收集相关材料的情况，因此，在收集采购合同档案材料时，资料内容不全的现象时有发生。
（二）医疗设备采购合同档案收集难度大
医疗设备采购合同档案包含的内容丰富，从大多数医院的档案看，主要包括：采购合同、廉洁协议、医院内部送相关部门审核的内审合同、院领导班子的决策批示材料、招标（询价）记录表、使用科室的申请报告、可行性报告、职代会议案和决议批文、招标文件、成交通知书、评标报告等材料。这些档案资料内容丰富，经手的人多（涉及到医院设备科、招标办、院领导、经销公司等），每个档案资料产生的时间没有固定节点，而且有时经销公司提供的原始材料不完整，这些因素大大增加了收集档案资料的难度。
（三）医疗设备采购合同档案归档后不能封卷
医疗设备采购合同档案属于医疗设备档案的一个重要部分，也是整个医疗设备“生命线的开端”。医疗设备档案管理是一个动态的管理过程，以医疗设备采购合同档案为开端，后续随时都有可能需要补充档案。例如某台直线加速器采购建档后，某天发生了故障，维修工程师到现场进行维修，更换了某个零部件，还填写了检测、维修报告单，那么该维修报告单、检测报告单就需要及时收入该设备对应的档案盒中。因此，医疗设备档案不能封卷，直到该设备报废。
（四）医疗设备采购合同档案检索查阅方法单一
医疗设备档案是医疗设备管理的信息之源，是医疗设备管理规划化、科学化的基础。一个全面、完善的医疗设备档案库，对设备管理具有深远的意义。目前为止，很多医院都尚未开展档案信息库建设，但医疗设备采购合同档案的利用率极高，因此，大多数相关工作人员只能通过Exel表格来完成医疗设备采购合同档案的内容录入、查找工作，虽然也达到了一定的预期效果，但从长远、系统的信息化建设来说，这样的查阅方法还是远远不够的。
二、医疗设备采购合同档案管理中存在问题的原因分析
（一）档案意识不高
一方面，由于医疗设备档案不像医疗、科研等档案那样能直接产生社会效益和采购效益，所以长期以来得不到领导、职工的重视，极少设有对应的医疗设备档案管理员岗位，专职的医疗设备档案管理员岗位更加谈不上，档案管理意识比较淡薄，忽视医疗设备档案的重要性和必要性。另一方面，一些从事医疗设备档案管理的工作人员由于对医疗设备档案管理工作的认识不够，或者在兼任的医疗设备档案管理中，其他日常工作已占用大量的时间，医疗设备档案管理显得被动、不受重视，甚至出现许多医疗设备档案资料其实只是处于长期堆放的状态，没有及时整理归档，更谈不上利用。
（二）归档范围不规范
在医疗设备采购合同档案中，从申购设备到医疗设备采购工作结束，经历了提出申请、委员/专家论证、设备立项、设备招标/询价、签订医疗设备采购合同五个阶段。在这几个阶段中，形成了大量的医疗设备采购合同档案资料，但是由于医院各职能部门不同、档案收集缺乏依据，医疗设备采购合同档案的购置报告、审批过程材料、招标材料、医疗设备生产厂家证件材料、成交经销商证件材料以及授权书等资料的收集存在较大的困难，各个部门所收集的档案材料也有较大的差异，这些因素都导致了医疗设备采购合同档案归档范围的不规范。
（三）医疗设备档案管理属于动态管理过程
医疗设备采购合同档案不能封卷，因为该档案管理是一个动态的管理过程，以医疗设备采购合同档案为开端，后续随时都有可能需要补充档案。医疗设备招投标工作完成后，将所收集的材料按规定进行整理，根据资料内容制作医疗设备采购合同，经医院和成交经销商沟通无异议后，送到医院的合同审核部门审核合同内容，最终双方签订正式合同。从合同签订生效之日起，医疗设备的价格、保修、付款方式、交货时限等信息已确定，但这并没有最终结束，后续将涉及设备的安装验收、维修保养、付款、报废等工作，所以医疗设备采购合同档案形成后，不能封卷，这也给档案的保管工作增加了难度。
（四）医疗设备采购合同档案归口管理问题
医院档案室，负责管理全院的档案，各科室收集整理好的档案在规定时间内统一移交到医院档案室，这就涉及到归口管理。医疗设备采购合同档案在规定的时间内移交医院档案室，存在一定的利弊关系。利的方面，主要表现为档案统一在档案室管理，避免出现重复管理、多头领导。弊的方面，主要表现为医疗设备统一管理后，一方面查阅不便；另一方面，每个领域的档案都具有一定的专业性，归口管理后，档案室的工作人员在借阅档案时对档案的了解程度存在一定的局限性。
三、医疗设备采购合同档案规范化管理思路
要对医疗设备采购合同档案进行规范化的管理，首先，要强化档案的管理意识；其次，要明确档案的归档范围；最后要不断完善档案的归档及保管形式。
（一）加强医疗设备采购合同档案的管理意识
目前，医院档案管理工作中，即使是专职的档案管理员也很难做到将大部分的精力用在档案的管理工作上，为了进一步完善医疗设备采购合同档案的管理，应在意识上有根本性的转变。首先，要强化医院上下的档案管理意识，通过经典事件、实例展现医疗设备采购合同档案在日常工作中的重要性；其次，定期汇报医疗设备采购合同档案工作情况，统计好借阅的次数、内容等；最后，要加强档案人员的专业培训，从专业角度提升专职和兼职档案员的意识。
（二）明确医疗设备采购合同档案的归档范围
1．医疗设备申请阶段：大多数医院的设备采购申请都是由年度计划采购和临时紧急采购组成。不管是年度采购计划还是临时采购申请都是由设备的使用科室提出，从使用科室层面看，涉及到的档案资料包括：医疗设备请购表格、配置及技术参数要求、可行性报告、提请职代会审议的议案等。从设备科层面看，涉及到的档案资料包括：各科室申报项目的汇总表格、召开论证会议的会议签到表、会议记录、现场照片、参与论证的专家委员投票、会议讨论的原始材料、上报院领导的请示报告等。从医院层面看，涉及到的档案资料包括：院领导会议讨论结果的决策批示。从其他相关部门层面看，涉及到的档案资料包括：大型医用设备购置许可、同意增配大型医用设备的批复等。所有这些涉及到设备购置的档案，都必须存档留存。
2．医疗设备采购阶段：医疗设备采购部门根据采购活动管理权限，整理需要采购的设备的主要参数及配置要求，通过媒体方式公开招标信息，组织召开招标会议，上报招标结果。其中，院内的档案包含：招标议价记录表格或书面记录、上报院领导会议的招标情况报告、院领导的决策批复等。投标公司的提供的档案包含：投标文件（报价表、厂家证件、授权书、经销商证件、产品配置清单、产品介绍等）、外出招标的还需要提供中标通知书、评标报告等。
（三）完善医疗设备采购合同档案的归档及保管形式
只有科学地整理设备档案，将其有序存放、系统排列，才能提高档案的调取、利用效率。一方面，医疗设备采购合同档案的归档现在大多数还只是由专职或兼职的档案员负责收集整理，随着当前信息化建设的快速发展，手工的登记、查询效率低，为此，档案归档时应建立对应的电子数据库，为后续的调用、查阅档案打下良好的基础，也便于档案的管理。另一方面，医疗设备采购合同档案现在基本上可以分为两种保管形式，一是保管在医院综合档案室，二是直接保管在设备科。为了进一步加强档案的管理，医疗设备采购合同档案趋向于统一移交医院综合档案室保管，这样更有利于专职档案人员的培养、形成更加系统专业的档案管理库。
四、结语
随着现代医学科学的快速发展，各种先进的医疗设备陆续进入各级医院，医疗设备的管理成为医院医疗管理工作的重要环节，而医疗设备的档案管理为医疗设备管理的重中之重。通过建立系统齐全的医疗设备采购合同档案管理框架，才能用详细的医疗设备分析报告为医院购置医疗器械提供充分的决策依据；用详实设备的申请审批手续资料、招议标记录、招标承诺资料等为招标采购的法制化、规范化提供重要的保证；用合同规定的保修期限为医疗设备的维修、保养提供技术依据，为保证医疗质量，促进医院可持续发展提供有力的保障。
作者:韦双莉 单位:广西医科大学第四附属医院柳州市工人医院
参考文献：
[1]史维新．医院设备档案的管理．苏州丝绸工学院学报．2000（6）．
[2]鲍薇．浅析医院医疗设备档案管理工作．黑龙江档案．2014（2）．
关键词:公立医院;固定资产投资管理
一、公立医院的经营背景简介
公立医院是我国为了满足国民基本医疗需求而设置的医疗服务机构，是我国医疗服务体系的中心。在我国市场资本化的背景下，民营医院已经遍布全国各个省市，导致医疗服务行业出现了非常激烈的市场竞争，加上我国目前的公立医院是一个比较特殊的经济实体，既要承担防病治病，救死抚伤的公益性任务，又必须自行解决日常运营所需的资金经费。公立医院在此环境中生存和发展具有非常大的压力。
二、公立医院固定资产投资必要性分析
依笔者观点，公立医院进行固定资产投资的必要性主要体现在以下三个方面：一是固定资产是医院得以生存的物质保证，在现在的医疗环境下，医院为了满足广大人民群众日益增长的物质文化需要，进一步来说也是为了能生存发展下去。医院投资搞好医院的就医环境，配置先进的医疗设备是为了更好地为人民群众服务、满足人民群众的要求需要进而吸引病人就医，所以公立医院积极组织实施必要的固定资产投资是医院生存发展的必然要求。二是公立医院是国家为了维持我国基础医疗保障而设置的公益性医疗服务机构，其根本立场是为我国国民的健康保驾护航。固定资产在一定程度上彰显了我国的医疗服务水平，而我国公立医院大多立院时间悠久，医院内部的部分医疗设施设备陈旧落后，限制了我国公立医院为患者提供医疗服务的质量和效率。因此，为了国民的健康，也为了提高公立医院医疗服务的质量和效率，所以公立医院更新及添置医疗设备设施是保护国民健康的必要举措。三是公立医院作为我国公益性医疗服务机构，是我国保护民众健康的医疗服务主体。由于公立医院是公益性非营利医疗服务机构，国家给以了一定的优惠政策，免税经营，所以相对于其他的民营医院，公立医院在资金筹措上有一定的优越性。积极引进其他民营医院不敢尝试的国外先进医疗设备，可以促进我国医疗行业师承国外之长技，利用国外先进医疗技术来为我国民众服务，进一步保证了我国的医疗服务水平，提高了国民的生活质量，促进社会健康和谐发展。
三、公立医院固定资产投资特点
(一)固定资产投资比例占总资产比例高
公立医院作为我国主要的医疗服务机构，除了要聘用高端的医疗技术人才，还要有先进的医疗设备做辅助。在当前的竞争如此激烈医疗市场下，我国公立医院为了在医疗服务质量及效率上更胜一筹，彰显医院的实力，医院大型的支出项目主要集中在各项固定资产的投资行为上，造成我国现有的公立医院的主要资产大都体现在固定资产上，绝大部分医院的固定资产占据了医院总资产的60%以上，动辄上百万、千万的医疗设备造成医院的资本堆积。
(二)固定资产使用年限长，变现能力差
一般可用期限超过一个会计年度，且金额达到一定标准的资产才能构成医院的固定资产，也就是说医院在进行固定资产投资所获得的固定资产使用权是持续几年、十几年甚至几十年的。而且医院的固定资产因为行业受限和传统思想的限制几乎不具备转让市场，也就造成医院一旦做出固定资产投资决策并付诸实践进行采购，该项固定资产的价值只能体现在医疗服务上，而不存在变现能力。所以在制定投资决策之前一定做好投资的可行性报告，要充分论证该项投资的利弊，防止造成医院的资金财产浪费。
(三)固定资产投资风险较大
医疗设备方面，由于医疗设备的更新较快，一旦有更好的新产品上市，由于设备的检查效果及病人选择方向的改变，原设备就存在有成本尚未收回就会被淘汰风险，另一方面，医院固定资产投资是否可以在日后获得预期回报，以弥补资金时间价值产生的差异，能否达到国有资产保值增值目的也具有很大不确定性的。医院固定资产能否产生效益跟很多因素有关，如医院的经营决策、医生的医疗技术水平、病人的就医选择等都对其有直接影响。
四、公立医院固定资产投资存在的问题
近十年来，国民对于医疗质量及水平的要求也越来越高。在激烈竞争的环境下，公立医院大多采用投资固定资产的手段来增强医院的医疗服务能力，进一步提升医院在行业内的竞争力，也直接导致公立医院固定资产占医院总资产的比重越来越高。在此环境下，公立医院在固定资产投资管理方面的问题就逐渐显现出来。
(一)采购决策缺乏论证
对某些固定资产的购入或者建造缺乏事前的综合考虑，对于医疗设备引进的后续使用工作并没有进行合理的安排便动用资金投资引进，导致部分医疗设备因医疗功能交织而产生设备闲置。对于房屋等固定资产的建造或购买缺乏综和分析，导致医院部分建筑因种种原因而不能被投入使用，造成医院资源的浪费。
(二)采购活动不规范
作为事业单位，医院固定资产的采购需要采用招标方式进行，基本做法是将所需设备名称、性能等具体要求告知招标公司，招标公司通过招标流程最终确认中标人，并由中标人向医院提供设备机器等，以此降低医院购入设备的资金投入。但在很多医院的投标活动只是为应付国家政策的手段，医院早已定好哪家企业作为此次采购的供应商（中标人），形成一条黑色利益链，造成医院固定资产的质量不达标，性能与预期不符等问题，严重损害医院的资金财产安全。
(三)固定资产的使用缺乏统筹安排
医院的固定资产主要分为建筑和设备两大类，对于建筑的使用一般医院不会出现太大的问题。而在医疗设备方面就存在着大小不等的问题：过度采购引起的设备闲置、设备报废清理而忽略采购使医院部分医疗活动难以展开等情况在各个医院都存在，这种情况的存在说明医院在医疗设备的管理方面没有形成科学合理的统筹安排，做不到医院设备合理的新旧替换，造成医院资本闲置浪费，影响医院的正常营运工作。
(四)固定资产清理缺乏控制
固定资产是医院提供医疗服务的物质基础，同时也是医院综合实力和医疗服务水平的外在表现。固定资产虽投资较高，但其采购价值在固定资产使用过程中往往通过折旧方式计入成本，在报废清理时正好完成一次价值循环，也就是说正常的使用状态下，固定资产的费用是可以向消费者转嫁的，但是部分医院在固定资产清理时控制松懈，部分存在剩余价值，甚至具备使用价值的资产被人为清理，并从中获利，直接危害到医院的资金财产安全。
五、公立医院对固定资产投资问题应采取的对策
(一)综合分析投资行为可行性
公立医院在进行一项固定资产的采购或建造决策时，必须要充分认识和理解该项投资对医院发展的贡献率以及该投资本身蕴含着那些潜在的风险，综合考虑医院的资本结构状况、医疗市场需求等内外部因素，最终以医院发展的战略目标为纲领，作出项目投资决策，也就是说要做好投资决策的可行性分析。一方面医院应通过计算项目投资的投资回收期进行确认，并就该项目的盈利能力、清偿能力等进行分析，初步确认该项目投资的利润率，并以之与风险系数进行综合考量，确定投资是否具备可行性，在具备可行性后，通过考量医院该投资行为相关固定资产状态及使用情况，选择最优的方案作为采购决策，并以之作为采购计划的基础，避免盲目投资固定资产造成医院债务压力过大，资本结构失衡，影响医院的正常经营和发展。
(二)加强固定资产采购环节控制
首先在医院方面要制定严肃的采购行为制度规范，所有采购行为必须依照医院采购制度进行，加强医院采购过程中的监管力度，将内部监督（职权分离，相互监督）和外部监督（医院内控部门和医院外第三方监察）相结合，杜绝内定中标人等违规行为的出现。其次，对于投标人的评估必须依据客观事实进行，严禁不符合招标要求的供应商参与投标活动。医院要参与到被委托人（招标机构）的工作中去，了解采购相关的事项，甚至达到控制的效用，避免被委托人出于自身利益而通过违规操作损害医院利益。
(三)统筹安排医院固定资产的使用
医院进行固定资产投资的根本原因是为了保障医院医疗服务的正常提供，所以每一项固定资产购进都要做到物尽其用，将该资产的价值通过合理的分配进行深度发掘。一个部门缺少某项设备的首要选择不是采购，而是通过内部合理分配将医院有限的资产进行最大化的利用（当然某些专业性较强的固定资产不在此列），合理的分配远比盲目的采购更加节省医院的资金。同样对于超过使用年限的固定资产，要根据实际情况采取处理，对于仍然有剩余价值的资产要尽量利用其可用部分为医院创造价值，而不能盲目的进行固定资产的报废处理。
六、结束语
固定资产的投资行为是公立医院为保障自身生存和发展而进行的资本投入，根本目的是保障医院的存在价值，提升医院的综合医疗实力。在近几年的医疗行业大发展中，公立医院投入了大量的资金用于购进固定资产。所以现行环境下我国公立医院必须正视上述固定资产投资过程中所存在具体问题，以维持医院的正常经营服务活动，进一步保障我国国有资产的安全完整。
作者:冯俏珍 单位:广东省阳江市中医医院
参考文献:
[1]姜琳.公立医院固定资产投资现状及改进举措[J].中国卫生经济,2015,(09)
关键词：新医改 医院 固定资产 管理
固定资产是反映医院经济实力，规模大小，医疗水平高低的重要指标；是医院进行临床诊治、开展医疗、科研、教学服务、行政办公以及提升医疗质量的物质保证；是医院赖以生存和发展的基础，固定资产管理的好坏，直接影响到医院医疗业务的正常开展，资产的保值增值以及医院经济效益和社会效益的提高。因此，在新形势下，随着我国医疗卫生事业的快速发展，医院规模不断扩大，医院的固定资产持续增加。如何科学有效的加强医院固定资产管理，使其不断地规范化，最大限度地发挥资产使用效益，降低医疗成本，为广大患者提供优质、低耗的医疗服务，增强医院竞争力，已成为医院管理者不容忽视的重要课题。
一、目前固定资产管理的现状
随着我国新医改和新财务制度的实施，政府投入的资金和设备越来越多，对固定资产的管理要求也越来越高，核算越来越细，医院的固定资产管理也得到财政、卫生等部门的重视，逐步走向制度化、规范化和信息化。但其现状也不容乐观具体表现在：固定资产的购买没有严格按预算按计划购置，存在随意调整或化整为零逃避政府采购的行为；固定资产的核算管理也存在不完整或成本不正确的现象；固定资产的信息化和网络化管理水平普遍较低；固定资产的盘点方法和手段落后，工作量大。医院固定资产的数量大，种类繁多，品名复杂，主要分布在各临床科室，管理起来非常复杂、难度大。当前大部分医院的固定资产管理都实行多个部门管理。由于医院固定资产没有统一的管理部门，器械科管理医用专业设备；总务处管理房屋建筑物、家具用具、电气设备等。由于各个部门之间的协调不够，造成固定资产的入库不准确，登记和调拨不及时等现象的存在，给资产的核对和清查增加了难度。
二、目前医院固定资产管理中存在的问题
目前，一方面由于我国医疗体制改革的时间不长，不少医院的管理理念还停留在计划经济时期，没有建立起科学、高效的固定资产管理模式；另一方面因为医院缺乏现代化的管理手段，管理机制和考核机制不健全等等，固定资产管理还存在一些问题，主要表现以下：
（一）预算编制不科学，采购时缺乏会计的论证信息。当前医院固定资产的购置基本上都编制了采购预算，但采购预算的编制不科学、不完整、不合理，执行中也存在随意性。医院在引进大型先进设备时，要求使用部门提供必要的可行性论证和效益分析报告，对购置流程也有一定程度的加强和完善，但购入后没有相关部门对设备真正的使用效益和使用效率进行及时科学的考核，同时在大型设备的维护管理等方面都存在不同程度的欠缺，造成了资金的极大浪费。通过政府财政部门的精细化、科学化管理，主管局的参与，这种现象有所好转，取得了一定的效果，但还是一个不可忽视的重要问题。
（二）固定资产的核算方法不科学，使用维护过程中缺乏会计的成本核算。新医院财务会计制度规定每月采用平均年限法或工作量法计提折旧，以利于真实反映固定资产价值。但由于没有考虑到预计净残值和高新设备需用加速折旧法及固定资产减值时要计提减值准备等等，所以固定资产的价值反映仍然不够科学。在建工程核算不规范，或工程结束不及时转增医院固定资产，有的医院大型设备的安装费用不通过在建工程核算，列入一般维修费用；房屋改扩建完工投入使用多年不及时进行财务决算，不及时办理资产交付使用手续转增固定资产，容易造成固定资产账实不符。固定资产的定期保养维护制度不健全，管理人员疏于对固定资产的维护费用进行合理的测算，使得固定资产维护的支出缺乏计划性。一些固定资产由于缺少有效的维护，使用寿命大大缩短。医院新购置的大型医疗设备，科技含量高，机器一旦发生故障请厂家维修，不但费用高，且费用不分原因都要由医院来负担，没有分配到相关的科室，导致医院的公共成本增加。
（三）固定资产的信息化管理水平不能满足高速发展的卫生事业的需求，有的医院虽已实施信息化管理，但只是简单的静态管理，没有建立网络化信息平台，把资产管理的终端链接起来，实现资源共享，信息互通，远远不能满足高层次动态管理的要求。固定资产清查盘点方法技术落后，盘盈盘亏处理不及时，造成账实不符，缺乏相应的审批和奖惩处理制度。
三、医院固定资产管理的强化对策措施和建议
【关键词】 资产管理 医院 经济效益
一、资产管理对医院经济发展的影响
由于多年来医院采用事业单位管理模式实行差额预算，每年除正常的国家财政补助经费外，还可以向行业主管部门争取一部分基建拨款及设备购置专项经费，造成医院经营没有压力，疏于管理，存在着设备资产家底不清、情况不明，材料实物管理不规范，账、卡、物不符，损坏丢失严重的现象。如果资产管理不严，那么医院经济效益就无从谈起。近年来，随着社会主义市场经济的高速发展，以及卫生体制改革的不断深入，医院逐渐从政策依赖型的管理模式转向市场导向型的管理模式，财务管理必然要顺应市场经济发展规律。公立医院与企业的不同之处在于医疗服务价格的统一限定，无论观念上还是政策上都限制了医院医疗收费的无限增长，这就使降低医院经营成本、进行成本控制显得更为重要。
二、加强资产管理的具体实施办法
1、建立健全内部组织机构，完善成本核算机制。只有在健全完善的组织机构和运行机制下，才能形成科学的决策机制，执行机制和监督机制。
（1）成立资产综合监管领导小组和办公室，组长由院长兼任，成员由各相关职能科室负责人组成。在物供中心分别成立设备和医用材料监管办公室、办公用品材料监管办公室，负责设备、材料的采购和使用管理工作。各设备使用科室指定专门人员负责设备和材料保管、使用登记工作。
（2）对价值万元以上设备的请购、使用、保养和维修进行综合监管，定期进行经济效益分析。要求临床医技科室因开展新技术、新项目扩大业务，需购买单价及每次总价在万元以上的设备时，均应经过科室集体讨论后做可行性报告和经济效益分析报告，并提交院长办公会讨论。
（3）所有设备、材料和办公用品由物供中心统一采购，同时负责审核所购物品的“三证”等资质和证件，并保存备查。临床科室和医务人员不得擅自采购或接受医用材料临床使用。
2、加强材料管理，制定“四原则”。医院运行成本除人员经费外，大部分就是医疗设备、卫生材料和其他材料的费用，且其中有些财产物资的支出不一定有与之相应的医疗服务收费标准。为加强对财产物资的管理，降低运行成本，提高成本核算管理水平，我们制定了材料管理“四原则”：医院财产账目与库存物品数相符；科室领用数与医院出库账目相符；科室领用数与实际使用数相符；实际使用数与科室业务量相符。“四原则”的执行从根本上对医用材料和办公用品等的请购、使用、保管以及效益等进行了综合监管和核算。
3、确定各科负责权限，建立财产实物保护制度。物供中心严格审核所采购物品的中标书和合法证件等，并统计临床医技各科材料使用数量及新购万元以上医疗设备的情况，按时报财务中心确认收入费项目和标准。财务中心及时确认设备及材料的收费项目名称、收费标准、设备使用年限、使用成本，核对设备采购费用、维修费用并进行效益分析。同时，以上分析定期报审计科。
设备与材料的使用应遵循定额领取、合理使用、加强周转、保证供应的原则，建立严格的购销存审批制度。设备各使用科室和保管科室要及时准确记录设备使用保养和维修情况，实行使用维护责任制。要对临床科室的医用材料加强监管，物供中心负责采购和管理及审核供货方合法证件并存档备查，同时核实使用数与收入数是否相符，核清财物后进行结算及办理入库出库手续。医用材料及办公用品实行定点存放，专人保管，按计划领用。科室遵照管理办法，做好材料的领用保管和使用工作，定期检查，发现问题及时解决，保证医院各项财产和实存财产数定期核对相符。
4、建立财产定期清查制度。物供中心汇合各科室建立健全所分管设备的档案，建立设备使用、维护和维修制度。对各科室在用的万元以上设备建立单独档案，内容包括设备名称、型号、编号、产地、单位、供货商、启用日期、折旧年限、折旧费、折旧率、相关耗材、使用责任人和维护责任人等。设备管理科室完善设备报废制度并严格执行报废审批手续，认真组织实施。加强对万元以上未达到使用年限而提前报废设备的监管。单价在万元以下的设备报废由物供中心审核后，须主管院长审批；单价在万元以上的由设备报废论证小组审核，提交院长办公会讨论。设备每年盘点一次，材料每半年盘点一次，在盘点中发现盘盈、盘亏、毁损和报废，必须查明原因，按照制度处理，确保账实相符。通过全面资产清查，确保全院所有资产清晰可查，账目与实物一致。
5、财务中心对设备及材料使用情况进行效益分析。我院已于2004年应用计算机医院管理系统（HIS），物供中心利用HIS系统对万元以上设备使用情况进行单项或分类统计，统计设备的月使用成本、维护费用、使用频率等报表交财务中心和审计科。审计科财务中心根据设备使用科室的可行性报告，每月对设备使用年限、使用成本、使用频率及业务收入情况进行业务量、成本以及产生利润的分析，制定出设备的保本点和保本量，对设备运行情况进行综合分析，并将分析结果向院长办公会报告，同时向设备使用科室反馈。
6、实行材料，设备综合监管责任追究制。我院坚持材料管理“四原则”，对盲目申请采购材料而未积极开展相应业务，导致材料过期失效而造成经济损失的科室和相关人员给予相应处理，使医院的物资能充分发挥作用。为强化设备使用、保养和维护责任，医院应实行设备综合监管责任追究制，以避免科室盲目申购设备，以及设备使用、维护保养不当给医院造成经济损失。医院对未积极开展相应业务、未按设备维护要求进行维护，而造成设备使用效率过低、运行成本上升过高或提前报废等现象的科室领导及相关人员给予相应处理。如未按操作规程对设备进行日常维护造成设备损害的，要追究有关人员的赔偿责任，对提前报废设备的科室要扣除尚未扣完的设备折旧等。
三、加强资产管理产生的积极效果
2012年，新医改进入深水区。政策规定：基层医疗市场应优先采购国产医疗器械，医疗设备更换期限被严格限定为8～12年；与此同时，新医改对医药企业GMP（药品生产质量管理规范）认证进一步提升。政策优势使新华医疗的产品需求得到保证，高标准的制药器械更是受到制药厂商的追逐。
在收购了昌国等医院，成立医院管理公司之后，新华医疗进军健康产业，不断丰富盈利模式，完善上下游产业链。
防潜伏 防暗算
对于一个医疗器械制造企业来说，设计研发资料是最高机密，在安全上下再多的功夫，也不为过。
早在2009年，新华医疗信息中心主任陈杰就在思考如何为“图纸加密”，因此还“错”上了虚拟化项目。“可能我们公司上虚拟化不太一样，我们不是为了降低成本，而是想把所有的桌面都集中到服务器上，保证图纸信息不外泄。”上了虚拟化后，陈杰和团队才发现自己的预判失误，“虚拟化对于显卡的技术限制无法满足工艺设计层面的需要，在工业设计时，画面会卡。”
最终，陈杰选择了安全软件进行加密。“通过PDM(产品数据管理）和CAPP（计算机辅助工艺流程）支持生产，并紧跟其后上马加密系统，信息共享产生的风险得到遏制。现在公司所有的电子图纸、电子文件都是加密的，即使承载机密文件的U盘丢失，对方也无法打开查看。”
在新华医疗，设计图纸被视为企业核心竞争力，所有的桌面可以通过杀毒软件和防火墙进行管理和限制。所有数据都必须经过高强度的加密保护，设计人员在保存图纸的一瞬间，图纸会自动加一个“壳”，只有在局域网内并核实身份的情况下，员工才能打开设计图纸。“现在加密软件已经可以加密到所有机床。”陈杰说。
少花钱多办事
与1000家供应商讨价还价，每天完成30余项采购任务，对于只有几名员工的采购部门而言，几乎是不可能完成的任务。新华医疗新上马的采购平台变不可能为可能，每年完成的1.2万件招标项目，承载了以往需要几年完成的工作量。
打开新华医疗的采购网页面，仅2011年8月31日一天就有23项询价信息刊登；30日，51项中标公告进行了公示。大到原材料、外购零件，小到摄像头、光电鼠标等办公用品，采购招标信息应有尽有。
2009年，新华医疗的采购权还隶属于各个分厂，采购批量小、成本高、流程不透明等弊端不断暴露，新华医疗不得不思考如何把供应商管理起来，将内部招标采购集团化。“招标管理系统的推行意味着剥离一部分人的采购权利，改变车间原有的工作流程。过去，我们从来都没有进行过这么细致的车间管控。如今，所有的步骤被我们严格限制，这样一来在车间里的反对声音就多了一些。”陈杰回忆说。
为了突破这些难关，新华医疗采取了三大措施：首先，为每个班组配备了汇报员，减轻班组长的汇报工作量。其次，进行强制性要求，在没有上报的情况下不记录奖金。最后，奖金与工时挂钩，不汇报，工时不被认可，奖金直接从系统里面扣除。陈杰总结了招标采购平台的推广经验：“要让领导和业务部门了解到系统能够带来的好处，把效率提升量化为经济指标。”
采访手记
会学习，更要会“炫”
34岁的陈杰，是笔者在山东采访期间遇到的最年轻、最热爱学习的一位CIO。
成为CIO之前，小伙儿几次破格提升。起初，陈杰负责新华医疗销售后端的技术支持，机缘巧合调入到ERP项目组。入组后，他没有将目光局限于ERP，而是对业务流程做了全面的梳理。“一开始我的软件开发能力相当一般，那时候，我天天抱着三本书，白天黑夜地看。”这一年，陈杰27岁。
机会总是留给有准备的人，一年后，陈杰开发的一个成本软件得到了领导的赏识，领导说：“以后就不要做开发了，去做项目管理吧！”，他又开始了在企业管理上的探索。陈杰觉得学管理比学技术的难度要大，“因为经验是站在一定高度上才能够理解的。”
国的研修生，并将其视如己出；3年后，为了让这些研修生学以致用，他飘洋过海来到中国，在济南和天津成立了两家公司：而今，68岁的他又一心扑到中国的养老事业上，想在中国兴建一座设施齐备、管理现代的养老院，用以回报曾经帮助过他的中国人。他就是福田武士，一个对中国心怀感恩之心的日本人。
幼年模糊记忆触动中国情结
初次见面，福田先生就给我留下了深刻印象。他中等身材，面庞清瘦，一双炯炯有神的眼睛散发出慈祥和蔼的光芒。虽然已经68岁，但他精气神十足，看上去要比实际年龄年轻许多。
福田武士的父亲是个建筑工程师，他的父母生活在北京。1943年，福田在中国青岛呱呱坠地。在那个战乱的年代，不满周岁的福田由母亲怀抱着经青岛撤离回到日本的舞鹤港。在撤离途中，母子俩受到很多热心的中国人的帮助。虽然那时福田尚小，对于受帮这件事没有什么印象，但是母亲常跟他提起这些沉淀的记忆，提及“在北京这个地方有你的家，你长大后一定去看看呀”。想到如果没有陌生的中国人的帮助，他们母子俩的命运不知会怎样，福田发誓不能忘记这种恩情，有机会一定回报这种恩情。
退休前创业接收中国研修生
此后五十多年，福田先生的生活似乎与中国没有太大关系。跟一些人的经历一样，他的人生也是曲曲折折。2001年，还有两三年就可以退休安享晚年的时候，福田先生冒着很大的风险成立了一家金属加工制造业公司――有限会社福田制作所。
2000年的时候，日本的企业就存在人材不足的问题，福田的公司也面临同样的烦恼。就在这时，他了解到日本有个“外国人技能实习研修生制度”，这种制度可以使外国青壮年劳动力掌握技能，在一定时间内做为技能实习生在日本的产业界工作。他们已成为承担未来经济发展和产业振兴的新一代。每年都有很多中国研修生来到日本接受培训，为何不利用他们来解决企业人材不足的问题呢，福田先生豁然开朗，潜伏的中国情结立刻凸现出来。
说来也巧，福田制作所第一次接收的研修生恰恰是来自山东济南的两名青年。他非常高兴地接纳了这两个“老乡”。没有子女的福田先生竭尽全力支持和照顾了他们3年，把他们当成自己的孩子。
福田先生说，从2003年到现在会社每年都接收研修生，福田加入的企业组含共接收1万余研修生，最多的时候一年有13DO名。他的公司至今也接收了几十名。福田先生经常鼓励这些研修生，希望他们“在日本努力学习技术，将来可以衣锦还乡”。
公司名称印证与中国深厚渊源
福田先生想，一批又一批研修生来到自己的公司学习技术，如果这些研修生回到中国后，不能发挥技术特长就被埋没了，这是一件很不幸的事情。如果能为他们提供工作的地方，那将是人尽其材的最好方式，于是他有了在中国建工厂，再雇用这些研修生工作的想法。他在山东国际合作联合有限公司和章丘市对外贸易经济合作局的协助下，在济南成立了“济南福山机械有限公司”。
说起“济南福山机械有限公司”名称，还有一段来历呢。原来在福田先生公司附近有一家中国料理店。经营这家店的老板是在日本奋斗多年事业有成的“百通集团”老总、哈尔滨人绿山昌根(日本名)先生。两人非常投缘，处得像亲兄弟一样，他们又都想在中国成立公司，于是便取各自名字的一部分，用“福田”的“福”字和“绿山”的“山”字组成“福山”，所以在中国的公司就取名“福山”了。
2004年早春，福田先生从日本来到中国的山东，那天天气晴好，天空湛蓝，他踏上这片热土，不禁热泪盈眶、感触良多：六十多年的人生岁月，看似与中国没有什么关系，可这里是他的生身之地啊。准确地说，这是他第二次来到这片热土，但是有记忆的却是第一次，从此，他就要在这里开始第二次创业……
中国朋友鼎立支持渡过难关
正当福田先生在天津和上海购买完机器设备。准备在中国大显身手的时候，百年不遇的经济危机爆发了，他在日本的企业受到很大冲击，订单急剧下降，当年的收支也第一次转为赤字。刚成立不久的济南工厂资金链被迫断掉，前景不容乐观。为了摆脱困境，福田先生在日本东奔西走，倾注心血的中国工厂只能暂时放下。
就在这时，福田先生在天津购买机器认识的“天津东安国际贸易有限公司”老总谢启斌先生给了他启示，他决定将公司迁到天津，并与谢总的弟弟谢启元先生在天津经营的“天津岛津精密机械有限公司”正式合资。2010年9月，福田先生与谢氏兄弟三位一体，融合日本的先进技术和质量管理经验，以制造满足客户需要的优良产品为宗旨创建了“天津福山机械有限公司”。
一个篱笆三个桩，一个好汉三个帮。福田先生在中国的事业得到了许多人的帮助。公司聘请了在日本研修后回国的姜昌华先生做管理人员。在日本经营一家中国语学院的中国大连人青山惠美女士也一直协助福田先生，为他跑前跑后做翻译工作。青山惠美的爱人青山宝林作为“沈阳爱保圣商贸有限公司”总经理也一直在支持“天津福山机械有限公司”。现在天津公司完全实行日式管理，工人均为在日研修后的归国人员，公司设备先进，全部使用数控机床，技术力量雄厚，工人加班加点，公司开始盈利。
心怀感恩建养老院回报中国
随着岁月的流逝，福田先生时常想，母亲23年前已经去世，自己如今也已68岁，’做人应心怀感恩之心。当初如果没有这么多中国人的无私帮助，他们母子会怎样呢7现在帮助过他们的中国人很多已经过世了，没去世的也已高龄。如果能让这些不相识的高龄同胞享受幸福晚年，自己也一定会很幸福的。于是福田先生决定在自己的有生之年回报中国――在中国兴建一座公益性质的养老院。
日本社会是个老龄化社会，日本的老人不依赖儿女养老，依靠完善的社会服务体系。日本的医疗设备和管理技术世界一流，如果把日本好的医疗设备和管理技术引入中国，对中国的老人无疑是一项巨大的社会福祉。
摘 要 关于医院财务风险的规避对策，本文提出了以下观点：加强财务预算管理，提高财务风险应变能力，积极开展有效筹资，建立风险预警机制，增强财务风险意识。
关键词 医院 财务风险 规避 对策
财务风险不仅会发生在企业当中，也会发生在医院当中，会给导致不同程度的损失，要采取对策加以规避。
一、加强财务预算管理
医院财务预算是指医院根据经营情况、发展计划和发展任务而编制的年度财务收支计划，主要涉及的方面有业务收支预算、专项收支预算和现金流量预算。业务收支预算包括收入预算和支出预算。新《医院财务制度》规定，医院药品收入实行“核定收入、超收上缴”的管理方法，由财政部门和主管部门核定，超出核定部分的收入由主管部门收回。医院要将药品收入预算指标分配到各核算单位，然后严格控制，确保药品收入不突破预算。现金流量预算可以帮助医院了解所需资金额，财务管理人员就可以根据计划合理安排和筹措各项资金，有利于提高资金的使用效率。在财务支出方面，医院要严格按照国家规定，执行医务人员支出、公用支出、个人和家庭的补助支出等，将专项业务费和项目支出费落实到具体项目上。在购置大中型医疗设备和进行项目投资前，要做市场调查和可行性报告，充分利用医疗资源，根据调查和报告认真分析医疗市场和预测投资回收时间，必要时可以采取合理的融资租赁方式。
二、提高财务风险应变能力
医院财务风险是指医院在经营过程中，由于各种不确定的因素，导致了医院的财务状况出现了实际和预想的偏离，产生或加剧了遭受损失的可能性。因此医院的财务部门要制造一种理财环境，这种理财环境主要是指影响医院财务活动的外部条件，它能够帮助医院提高应对财务风险的能力，涉及的范围主要有经济环境、市场环境、法律环境和社会文化环境等，虽然这些因素不在医院范围之内，但却能严重影响医院的财务管理状况。理财环境是医院财务决策所无法改变的因素，它的变化对医院财务经营状况会产生很多的影响，因此医院要想提高抵御财务风险的应变能力，就要提高对理财环境的应变能力。医院要时刻关注理财环境的变化，它的变化有可能就会引起较大的财务风险，不可低估。另外，医院也要时刻关注医疗市场的需求变化情况，定位好医院的市场，积极了解国家的医疗政策法规，认真分析研究变化无常的理财环境，从而把握变化的规律和动态，及时采取应变措施，调整医院的财务管理方法，降低理财环境的变化给医院造成的财务风险威胁。
三、积极开展有效筹资
解决资金不足的方法有积极筹资和内部挖潜。当医院内部的资金无法满足资金空缺时，就要积极开展筹资活动。医院内一定的负债有利于减少医院的资金成本，负债筹资能起到某种程度的调节作用。然而负债筹资也会增加医院的财务风险，因此有效的筹资管理是医院应对财务风险的一种重要手段。有效的筹资管理是指改善医院的资本结构，降低资金的综合成本，有效防范财务风险。筹资风险对医院的财务状况影响主要有：一是系统分析医院的资金结构、负债状况和财务杠杆效应；二是做出资金结构优化。财务管理人员一定要考虑筹资成本、市场风险和结余分配政策等，在动态筹资活动中实现资金结构优化；三是选择筹资方式，医院可以优先考虑信贷融资，通过发行债券、股票等方式进行集资。另外医院也可以借鉴企业的筹资方式，例如“借鸡生蛋”式筹资方法，这种筹资方式是要支付一定利息的，它既可以增加收入，也加大了成本，为能够按照合同规定付款，医院可以实行单机核算，同时鼓励职工为资金的节省贡献力量，使每个工作人员都肩负责任。
四、建立风险预警机制
医院经营资金的管理表现为对流动资金和流动负债的管理。医院的流动资金包括货币资金、药品材料、往来账款等，占医院总资产的30%左右，因此财务风险预警机制应以流动资金为重点。通常财务风险的形成是一个过程，不是突然发生的，是各种风险因素直接或间接对资金流动影响的积累转化过程，这些风险因素对资金的影响表现为财务指标的变化。所以通过观察财务指标的变化，就可以大致了解医院的财务状况。因此，医院在负债经营过程中，建立财务风险预警机制是非常有必要的。为了在负债经营过程中，能够有效地预防财务风险，医院可以根据自身的实际情况和经营规模，结合资金运转状况，采取综合评分的方式，建立全程财务风险监控和预警机制。通过收集财务状况方面的数字信息，可以了解医院的获利能力、偿债能力、发展潜力等，并从数字反映中发现可能会爆发的风险，及时采取对策进行制止，这就相当于发挥了警报器的作用。
五、增强财务风险意识
帮助财务管理人员树立财务风险意识和整体管理意识。首先要提高财务高层管理人员的财务风险意识，然后提高普通财务人员的风险意识，从上到下，形成一个统一的整体，时刻提醒财务人员要保持清醒的头脑，做好防范财务风险的准备，在医院内部建立相应的财务风险机制，提高适应能力。防范财务风险，不单单是财务人员的工作任务，也是医院全体工作人员的任务，每个人都要为医院财务管理做出贡献。医院的财务风险管理是一个系统，而不仅仅是一个部分，所以不应该将其孤立，相反要作为整体进行管理。在实际的财务风险管理进行过程中，在解决某一具体问题时，也要确保整体资源的合理均衡分配，从而实现整体效益的最大化。
参考文献：
[1]李丹.医院财务风险防范的思考.中国卫生经济。2009(04).
[关键词] 招标文件编制 原则 重要环节
招标采购，作为市场经济体制下一种经过实践证明，能够充分体现公平、公正、公开原则的，科学合理又积极有效的交易模式，在高校物资采购中被积极推广。招标文件是招标投标活动中最重要的法律文件，它不仅规定了完整的招标程序，而且还提出了各项具体的技术标准和交易条件，规定了拟订立的合同的主要内容，是投标人准备投标文件和参加投标的依据，是评审委员会评标的依据，也是拟订合同的基础。编制出完整、严谨、科学、客观公正，集针对性、合理性与保护性一体的招标文件，是招标成败的关键环节。招标文件制作不科学，往往会纠纷、投诉增多，影响高校采购的效率。为此，本文试就招标文件的编制，发表一些浅见。
所谓招标文件，是指招标人向投标人提供的为进行投标工作而告知和要求性的书面性材料。招标文件的作用在于：阐明需要采购货物或工程的性质，通报招标程序将依据的规则和程序，告知订立合同的条件。招标文件应至少包括下列内容：招标公告（或投标邀请函）；投标人须知；招标项目的名称、数量、技术参数、性能（配置）和售后服务要求；投标报价的方式及计算方法；评标的标准和评标的办法；交货、竣工或者提供服务的时间；投标人应当提供的有关资格和资信证明文件；投标保证金的要求；提交投标文件的方式、地点和截止时间；开标、评标、定标的日程安排；采购合同的基本条款及订立方式等。
一、编制招标文件的依据和原则
1.遵守法律法规
招标文件的内容应符合国内法律法规，如招标投标法、政府采购法、政府采购货物和服务招标投标管理办法、合同法、知识产权法、商业竞争法等多项有关的法律，遵循国际惯例、行业规范等。如有的招标文件中要求必须有本省的某行业领域资格证书，限制外地供应商竞争的区域规定，就与我国法律相背离。
2.全面反映使用单位需求
招标的目的就是为需求服务，招标文件全面反映使用单位需求是编制招标文件的一个基本的要求。技术规格书是对拟采购产品的技术描述，是反映招标采购产品具体而详细的内容要求，是招标采购产品的一个比较清晰的框架。技术规格书提供的要求越详细、越接近采购人合法的实际要求，才能使采购结果更符合采购需求。招标文件应能全面准确反映用户的需求，功能描述准确，技术指标、工艺方法、质量水平档次要求、验收标准明确，当投标人阅读招标文件时，知道应该以什么档次的产品报价可满足用户的要求；商务条款、使用环境、地理位置条件也应明确，这些因素会影响到产品的配置和质量，影响到投标人的正常报价和投标方案。这些问题没有明确，招标文件就不能贴近用户需求，不仅给投标人编制投标文件带来很多困惑和疑问，最终影响了招标成效和质量。
3.公正合理
公正是指公正、平等对待使用单位和供应商。招标文件是具有法律效力的文件，双方都要遵守，都要承担义务。合理是指采购人提出技术要求、商务条件必须依据充分并切合实际。技术要求根据可行性报告、技术经济分析确立，不能盲目提高标准、提高设备精度等，否则会多花不必要的钱。
4.公平竞争
公平竞争是指招标文件不能存有歧视性条款。招标的原则是公开、公平、公正，只有公平、公开才能吸引真正感、有竞争力的投标厂商竞争。招标文件应载明配套的评标因素或方法，尽量做到科学合理，这样会使招标活动更加公开，人为因素相对减少，也会使潜在的投标人更感兴趣。还应该注意的是招标文件的各项规格，不得要求或者标明某一特定的专利、商标、名称、设计、型号、原产地或生产厂家，不得有倾向或排斥某一有兴趣投标的法人或者其他组织的内容。
5.科学规范
以最规范的文字，把采购的目的、要求、进度、售后服务等描述得简捷有序、准确明了。招标文件的用词、用语一定要准确无误，表述清楚，不允许用大概、大约等无法确定的语句以及表达上含糊不清的语句，尽量少用或不用形容词，禁止使用有歧义的语言，防止投标人出现理解误差。一份招标文件要做到“五个统一”，即格式统一、字体统一、语言统一、数字运用统一、技术要求使用标准统一。
6.维护政府、学校、企业利益
招标文件编制要注意维护使用单位的秘密，如高校网络设备采购就要考虑安全问题。不得损害国家利益和社会公众利益，如噪音污染必须达标。
二、编制招标文件的几个重要环节
1.前期论证工作应充分
“论证”主要解决三个方面的问题。首先是为了避免设备购置的盲目性，克服重复购置、利用率低下等弊病。第二，统筹设备投资规划，优化资源配置。第三，通过论证，充分挖掘大精设备的使用潜力，促进资源共享、专管共用。
认真做好设备的选型、论证工作。论证工作由高校实验室与设备管理处、学科建设办公室、院系负责人、具体实验室负责人及专家组成论证评估小组，针对大型精密贵重仪器设备的复杂性、专业性、时效性、个性化等特点，本着实事求是、认真负责的态度，坚持技术上先进、经济上合理、教学科研适用的原则，首先，从教学科研需要、课题研究需要、可预期的成果等方面论证购置的必要性，重点针对设备的先进性、合理性进行论证。其次，根据资金到位情况、人员技术现状、安装场所条件、课题发展等因素论证设备购置的可行性，确定引进设备的档次和配置。正确处理先进与实用的关系，不盲目追求多功能、高性能。第三，根据仪器设备的市场调研情况，确定购置方案。
采购部门应根据采购计划，对采购项目从政策、资金、市场、技术生产等方面进行全方位的市场调研，为科学合理的编制招标文件提供保证，对专业性强的采购项目可邀请有关的专家和技术人员进行论证、分析，必要时邀请潜在投标人听证，并在统一答疑时补正。
2.合理分包细化采购要求
货物集中采购的特点之一是采购需求来自各个单位，品种多、数量大、金额大。标的太大，有经济实力的供应商可能不多，品种太多不分包，有优势的供应商可能无法把优势发挥出来，从而无法达到既广泛引起竞争、节约资金又满足各使用单位要求的目的。在编制招标文件时有必要对采购需求清单进行适当的分包，使投标人可对其中一个包或几个包进行投标。分包时可从以下几个方面考虑：按采购项目的品目分包，同一品目归为一包；按采购项目的数量分包，如果同一品目的采购数量很大，出于投标人供货能力等方面的原因的考虑可划分为若干个分包；从投标人的经济承受能力考虑，可将同一类品目按资金额度适当划分为若干个包；按经销企业划分，只有专营公司才能经销的项目不要同其它品目归为一包，象医疗设备招标，生产多功能红外光治疗仪的企业不一定生产超声显象诊断仪，若是将二者归成一个包，就有可能招标不成功。
3.避免招标文件技术需求的倾向性
我们在制作招标文件时，一般是由使用单位先提供设备的规格、技术参数。使用单位自己很难完成技术需求的制作，他们就会委托一些供应商来制作完成，而这些供应商在制作技术需求的过程中就会对自己销售的设备有某种倾向性，这就存在着倾向性的问题。笔者认为，招标文件的技术需求如何避免倾向性可以采取以下措施和方法：
(1)专家评审法招标文件制订后，请有关专家审定，排除倾向性指标，这是一个比较理想的办法。选取专家时应考虑应用性专家和理论性专家相结合，这种方法一般适用于采购的货物专业性很强，单项金额比较大的招标采购。
(2)市场调查法开展市场调查进行比较，制订档次相当的同类货物中所具有的基本相同的技术指标，吸引竞争。这种方法一般适应于采购数量比较大，比较通用的货物类招标采购，但在专业设备上操作比较困难，因为专业设备的专业特性很强，技术要求各有侧重，相同指标比较缺乏，而且开展市场调查需要较长时间。
(3)基本指标法制订一些必要（必须满足）的基本指标，通过使用要求和使用目的以及货物档次的描述，使有兴趣参加投标的所有供应商都能清楚知道需要提供什么样的货物才能满足采购需求。这种方法一般适用于采购的货物有一定专业性，种类较多，单项价格不是很大的招标采购。
(4)评标标准的制定和公开
评标办法应细化，评标内容具体明确，分值设置合理，具备可操作性。根据财政部的《政府采购货物和服务招标投标管理办法》规定，评标方法分为最低评标价法、综合评分法和性价比法。对于选定的评标办法，需要量化及设置权重的还应在招标文件中载明此方法的评标因素（含子因素）及其权重。评标过程中不允许采用招标文件未载明的评标方法或未载明评标因素进行评标。对于标准定制商品及其通用服务项目建议采用最低价评标法，详细解读即应符合下列条件:
①具有通用技术、性能标准;
②同一品种或同一型号商品;
③招标文件对招标项目要求较为具体;
④招标人对技术、性能没有特殊要求；
⑤通用服务项目
综合评标法和性价比法使用的范围比较统一：
①对专业性较强、技术服务要求较高的项目；
②对技术、性能和服务等有特殊要求的项目。
但是综合评标法和性价比法还是有较大差别的，首先应该明确按着文件规定，采用综合评标法，货物项目的价格分占总分的比重应在 30%到60%之间；服务类项目的价格分占总分的比重应在10%到30%之间，遇到执行统一价格标准的服务项目，如按电脑台数计算维护费、按人数计算物业管理费，其价格可不列为评分因素。
(5)对编标人员的素质要求
编制招标文件是一项极其严肃的工作，招标文件编制的好坏直接取决编制人员的素质。所以对参加编制招标文件人员应要求:
①政策水平高，坚持原则，遵纪守法，有职业道德，办事公正廉洁。
②要有一丝不苟，认真细致的工作作风。
③具有爱岗敬业、任劳任怨、乐于奉献的精神。
④具有一定的调查研究、协调沟通的能力。
⑤有较强的专业知识和一定的实践经验。
